Dokumentenmanagementsysteme in der Praxis

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) werden in der heutigen Zeit immer häufiger genutzt. Was sind eigentlich deren Vorteile?

Rascher Zugriff auf Informationen: Wir arbeiten heutzutage nahezu alle an einem PC und erstellen dabei eine Vielzahl an elektronischen Dokumenten. Anfangs ist das noch übersichtlich, mit der Zeit allerdings steigt die Zahl der Dokumente und Verzeichnisse ständig an. Wenn nach einem bestimmten Dokument gesucht wird, welches man vor einiger Zeit irgendwo gespeichert hat, kann das sehr lange dauern. Ein DMS hilft dabei, diese Zeit deutlich zu reduzieren. Dokumente in einem DMS werden entsprechend indexiert und können mit der Suchfunktion entsprechend durchsucht werden.

Überall alle Dokumente stets zur Hand: Die Arbeitswelt wird ohne Zweifel immer flexibler und vor allem auch mobiler. Zahlreiche Menschen sind unterwegs oder arbeiten von zu Hause. Das funktioniert allerdings nur dann reibungslos, wenn man dazu in der Lage ist, auch mobil auf die Informationen und die Dokumente zuzugreifen, die man gerade benötigt. Dokumentenmanagementsysteme bieten in einem solchen Fall meist einige Lösungen, wie Sie jederzeit über das Internet an die Dokumente gelangen.
Informationen gesammelt an einem Ort: Der bekannte Aktenordner, in den die Papiere einsortiert wurden, hatte einen wesentlichen Vorteil. Die Dokumente waren an einem Ort beisammen. Im digitalen Zeitalter verteilen sich diese Dokumente oft auf unterschiedliche Systeme. Die E-Mails liegen auf dem Mail-Server, die Rechnungen in einem ERP-System, die Belege auf dem Fileserver und es wird zusätzlich noch viel Papier in Aktenordnern aufbewahrt.
Besser zusammenarbeiten: Die Bedeutung des englischen Wortes "Collaboration" hat sich inzwischen auch in der deutschen Sprache durchgesetzt. Stand es früher negativ konnotiert für eine nicht erwünschte Kollaboration, wird heutzutage damit in der Datenverarbeitung das Zusammenarbeiten in Teams und Projekten bezeichnet. Um eine solche Zusammenarbeit reibungslos ablaufen zu lassen, benötigt es im Wesentlichen zweier Kernfunktionen: Die Kommunikation und die Information.
Geschäftsprozesse automatisieren: Automatische Abläufe ergeben dann erst einen Sinn, wenn Geschäftsprozesse schneller laufen, wenn eine deutliche Erleichterung für die Mitarbeiter eintritt und das Unternehmen auf diese Art und Weise Kosten und Zeit einspart. Viele Unternehmensprozesse werden noch immer manuell und zeitaufwendig mit Papierdokumenten durchgeführt.

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